Partnerek összevonása

Mikor lehet szükség az összevonásra?

Pl. korábban már rögzítettünk a CRM-ben adószám nélkül egy partnert. Tartozik hozzá Szállítólevél, házipénztár bizonylat vagy a korábbi időszakból szállítói számla, amelyet még nem volt kötelező a rendszerben adószámmal ellátni. Jelenleg pedig már használjuk a fiókban a "NAV behúzás" funkciót, mellyel a szállítói számlák adószámmal érkeznek a NAV-ból és automatikusan rögzülnek. A letöltésnél a CO3 az adószámot veszi alapul és mivel adószám alapján még nincs rögzítve a partner, ezért amellett, hogy a Pénzügy modulban automatikusan rögzül a szállítói számla, a CRM-ben a rendszer létrehozza az új partnert, adószámmal. Tehát, máris kétszer létezik ugyanazzal a névvel a partnerem. Amíg az egyiknél van, a másiknál nincs adószámom rögzítve. Törölni egyiket sem tudom, mivel mindkettőhöz tartozik szigorú számadású bizonylat.

Másik példa: kétszer-háromszor is rögzítésre kerülhetett a múltban ugyanaz a partner, ha a rögzítésért felelős kollégák nem voltak esetleg elég körültekintők és ellenőrzés nélkül, újra és újra rögzítették ugyanazt a partnert. A hibát azonban már csak akkor észlelték, amikor már minden rögzítés mögött szerepelt több ügyféltörténeti bejegyzés, amelyeket körülményes lenne egyesével átmásolni a kiválasztott és jövőben megmaradó partner ügyféltörténetébe. Esetleg már számla is tartozik mindegyikhez, mely esetben már nem is lehet a partnert törölni.

Ugyanígy, ha a Kft. Zrt.-vé alakul és a továbbiakban az összes eddigi bizonylatot, bejegyzést, adatot a Zrt. alatt szükséges nyilvántartanunk, a funkció segítségével ez is könnyedén megoldható.

Az ilyen esetekben nyújt megoldást a két partner "összevonás" funkció, mely a partner adatlapján, a Szerkesztés gomb mellett érhető el. Segítségével megadható, hogy melyik partner legyen a "forrás", azaz amelyiket, és melyik a "cél", vagyis amelyikbe beolvasztásra kerül a "forrás" partner összes adata, bizonylata. Miután az előzőekben leírt paraméterezés megtörténik és a parancs kiadásra kerül, a rendszer automatikusan összevonja a két partnert és a továbbiakban a "cél"-ként megadott partner fog továbbélni a rendszerben.

Hogyan történik meg az összevonás?

Az összevonással a "forrás" partner minden adata, rögzített kollégái, ügyféltörténeti bejegyzései, rögzített jövőbeni teendői, naptári bejegyzései, projektjei, dokumentumai, raktári- és pénzügyi bizonylatai, ajánlatai vagyis a teljes élete átkerül a "cél" partner neve alá. A továbbiakban minden információ a "cél" partner alatt lesz elérhető. Fontos, hogy semmi sem veszik el, minden a "cél" partner alatt lesz megtalálható a továbbiakban.

Az összevonás ténye bekerül a "cél" partner ügyféltörténetébe, ahol is elérhetővé válik, hogy a fiók melyik felhasználója, mikor végezte el az összevonást.

Az Eseménynaplóban szintén bejegyzésre kerül, hogy mikor, mely cégek vonatkozásában és kinek a neve alatt történt meg az összevonás.