Új projekt létrehozása

Új projektet a képernyő felső részén található „Új projekt létrehozása” gomb segítségével lehet felvenni. Az új projekt létrehozása során szükséges megadni az új projekt nevét, időtartamát. Azt, hogy az új projekt önálló vagy másik projekthez kötött feladatként legyen nyilvántartva, szintén itt szükséges megadni. Megadható az is, hogy ha a projekt egy másik projekt alprojektjeként kerül rögzítésre, akkor örökölje-e annak a résztvevőit. Ezzel a funkcióval megoldható, hogy az újonnan felvett alprojekthez ugyanazok a kollégák rendelkezzenek hozzáféréssel, akik a szülő projekthez is. Kiválasztható, hogy a projekt átfutási ideje a Naptár modulban megjelenítésre kerüljön, vagy sem.

A projekt létrehozását követően megjelenik egy adatlap, amelyen az eddigieken kívül a projekt egyéb adatait is megadhatja vagy módosíthatja.

Új projekt létrehozásakor van lehetőség egy már meglévő projektet másolni.Azaz egy régi projektet sablonként használni. Így könnyedén hozhatók létre projekt másolatok. A másoláskor csak az új projekt nevét és kezdő dátumát szükséges megadni. A rendszer automatikusan lemásolja a projekt beállításait és kiszámítja a másolandó projekt al-projektjeiből a kezdő és véghatáridőket.

Ha Ön összetett ismétlődő projektek hajt végre időről-időre, így könnyedén hozhat létre újabbakat. Ha rendszeresen másol egy meglévő projektet javasoljuk, hogy a nevében szerepeltesse a „sablon” szót. Így könnyebben kikeresheti a másolandó projektek listájából.

Résztvevők hozzáadása

A projektben résztvevőket az adatlaptól balra található „Résztvevő hozzáadása” gombbal tudja hozzárendelni a projekthez. A projektben résztvevők minden kapcsolódó bejegyzésről, dokumentum feltöltésről emailben értesülnek. Ezzel a lehetőséggel a résztvevőknek nem kell külön figyelemmel kísérniük a projekt állapotát illetve külön kezelni azt, hogy mindenki megkapta-e a projekttel kapcsolatos, szükséges információkat. Új résztvevő hozzárendelését követően a résztvevő automatikus email üzenetben értesül arról, hogy a projekt résztvevője lett.

A beviteli mezőbe gépelve a program automatikusan felajánlja a már begépelt szöveget tartalmazó neveket, segítve így a résztvevő kiválasztását. Hozzáadáskor megadhatja azt is, hogy az adott résztvevő erőforrásainak hány százalékában dolgozik az adott projekten és sikeres projekt pénzügyi elszámolása esetén mekkora jutalékot kaphat. A projekthez, a Projekt Adatlapon beállítható a jutalék számítás alapja. A résztvevő jutalék kulcsa és a projekt jutalék számítása alapja adatok segítségével a Projekt – Kimutatások között elérhető jutalék összesítő opció segítségével a rendszer automatikusan jutalékot számol, mely XLS formában letölthető.