Munkaidő űrlap kitöltése
A „Munkaidő rögzítése” űrlapon elsőként a vonatkozó partnert vagy projektet szükséges megadni – amennyiben nem a Partnerek/Projektek nézetből, vagy valamelyik kapcsolódó modulból indult a rögzítés. A partner vagy projekt nevének első pár karakterét elegendő megadni, majd a rendszer automatikusan felkínálja a már rögzített adatokat, melyek közül lehet kiválasztani a szóban forgót.
A rögzítésnél fontos megadni a dátumot, amikor a feladat elvégzésre került, illetve annak időtartamát. Lehetőség van azonban arra is, hogy nem a teljes időtartam kerül megadásra, hanem a kezdő és a befejező időpont. Ebben az esetben a rendszer automatikus kiszámolja a rögzítendő időráfordítást.
A Megjegyzés mezőben egy legördülő listából kiválasztható az elvégzett tevékenység sablon leírása. Lehetőség van saját, egyéni szöveg megadására is, a „Saját szöveget írok…” opció választásával. Ekkor egy szöveges mező jelenik meg, ahol tetszőlegesen rögzíthető a bejegyzés.
A legördülő mezőben szereplő leírások testre szabhatók. A testre szabás lehetősége a későbbiekben a modulhoz kapcsolódó Beállítások alatt kerül részletezésre.
Lehetőség van más nevében is rögzíteni az időráfordítást. Ebben az esetben, a tevékenység leírását követően a „Rögzítés más felhasználó nevében” opciót szükséges bepipálni. Ezt követően megjelenik a fiók összes felhasználója egy legördülő listában, ahol kiválasztható, hogy az adott időráfordítást kinek a nevében rögzítjük. Ez a lehetőség csak akkor jelenik meg, ha azt a Beállítások között engedélyezték és a rögzítést végző felhasználónak Projekt Admin, Controller, vagy Super Admin jogosultsága van.
Az ily módon rögzített időráfordítás a kiválasztott felhasználó neve alá kerül, viszont a naplózott adatok között látható a rögzítő személy neve is.
Figyelem! Munkaidőt rögzíteni jövő idejű dátumra is lehetséges – pl. egy tervezett időráfordítás érdekében. Hogy mennyi időre előre lehet rögzíteni, a modul Beállításai között szabályozható.
A modul nézeteiben, amennyiben a felhasználóhoz/projekthez/partnerhez az adott héten van olyan nap ahol még nem történt bejegyzés, ott fehér háttérszínnel kerül kijelzésre az adat és 0h felirat látható. Ahol már van rögzített munkaidő, a rögzített órák és percek száma jelenik meg. Ha az adott napon egy-egy bejegyzést a jóváhagyó felettes már jóváhagyott, a cella sárga háttérszínt kap. Ha az összes bejegyzett munkaidőt jóváhagyták, a cellák zöld háttérszínnel jelennek meg. A színkódolás mind a rögzítő felhasználó, mind a jóváhagyó eligazodását segíti.
