Automatikus költségszámla letöltés ("NAV behúzás")
A NAV Online Számla rendszeréből a költségszámlák automatikus letöltésének lehetősége, (konyhanyelven „NAV behúzás”) a Pénzügy modul Adóhatóság szekciója alatt érhető el. A számlák átemelésével megszűnik a belföldi költségek kézi rögzítésének fáradtságos és nagy odafigyelést igénylő folyamata. Mivel a számla rögzítést a gép végzi, így az hibamentes és pontos tény költség adatokkal rendelkezhetünk a cégünket illetően.
A folyamat teljesen automata, mindössze a letöltendő számlák kiállítási dátumának időintervallumát kell megadnunk. A letöltés gomb megnyomását követően, az adott időszakban a cégünk felé kiállított összes számlát letölti a rendszer. A „behúzott” számlák világoskék háttérszínű címkékkel és NAV felirattal jelölten kerülnek be a Számlalistába. Az automatikusan beemelt számlák tervezett státuszt kapnak. Az említett NAV felirat pedig egészen addig látható a tételsorban, amíg a pénzügyes státuszú kolléga a számla státuszát meg nem változtatja – azaz számlát már ellenőrizte, esetleg számlaképet csatolt hozzá, feldolgozta.
Díjbekérőt/proforma számlát a NAV azonban nem “lát”. Ilyen esetben a számlákat már előre fel lehet rögzíteni a CO3 pénzügy moduljába tervezett költségként, sőt a jóváhagyási folyamaton is végig lehet vinni. Ha ezt követően megérkezik a számla, amit a NAV-ból le is töltünk, akkor duplikálódást eredményezhet a rendszerben. Ezen segít a költségszámlákon elérhető lehetőség, ami a korábban rögzített és a NAV-ból letöltött azonos számlákat fűzi össze automatikusan.
A NAV-ból letöltött számlákon megjelenik a “Proforma alapján már kifizetve, vagy korábban tervezettként rögzítve” checkbox, mely ha bepipálásra kerül, akkor megjelenik egy legördülő menü. A menüben a számlán szereplő partner elmúlt 6 havi és 2 hónapra előre rögzített költségszámlái jelennek meg. Ha a listából egy számla kiválasztásra kerül, majd megnyomjuk a Mentés gombot (vagy ellenőrzésre küldjük a workflowban), akkor az eredeti számláról átemelésre kerül a workflow eddigi története és jelenlegi állapota. Ezen kívül a worflow történetbe egy automatikus bejegyzés kerül, hogy a korábbi számla összekötésre került ezzel a számlával. Ha nincs workflow, akkor az aktuális számla státusz kerül rögzítésre. Ha a korábbi számla már ki volt fizetve, akkor fizetettség dátuma és egyenlege is átemelésre kerül. Ha volt, akkor az összes csatolmány (pl. scannelt számlakép) is “átkötésre” kerül az új számlára. Ezzel a funkcióval költségtervezés és proforma költségszámlák kezelése is teljessé vált a CO3-ban.