Költség számla rögzítése
A költség számla rögzítése kétféle módon történhet.
Pénzügyek modulban, közvetlenül
Költség számla rögzíthető közvetlenül, a Pénzügyek modulban található „Új költség számla" link segítségével. A számla minden adatát itt kell rögzíteni, majd azt a legördülő menü segítségével projekthez, költséghelyhez is lehet rendelni.
A számla adatainak rögzítését és mentését követően a számla, ill. a számlához tartozó dokumentumok szkennelt változata is csatolható. A költség számlákhoz feltöltött számlaképek alapértelmezetten letöltődnek a felhasználó gépre még akkor is, ha a böngészője képes lett volna közvetlenül megnyitni az állományt. A PDF formátumú csatolmányok automatikusan megnyitásra kerülnek.
A számla listában külön piktogram jelzi, ha a költség számlához feltöltött dokumentum is tartozik.
Költség számlákon a számla teljes összegét, egy tételben lehet rögzíteni. Több tételes, különböző ÁFA kulcsokat tartalmazó számlák esetén javasoljuk több költség számla rögzítését, a számla sorszám mezőben alábontott sorszámozát alkalmazva.
Projekt modul Pénzügyi lapján
A projekt modulban az adott projekt pénzügyi lapján új költség hozzáadásával, a „Bejövő számla létrehozása mentéskor” kiválasztásával. Ezzel, a mentést követően a számla automatikusan bekerül a költség számlák közé. További teendő: a számla hiányzó paramétereinek (számla sorszáma, fizetési módja, kiállításának dátuma, fizetési határideje, teljesítés dátuma, számlakép feltöltése) kitöltése a Pénzügyek ablakban, a számlalistában megjelenő új tételben a „Szerkeszt” gomb segítségével.
Ha a Projekt - Beállítások oldalon a “Mindig hozzon létre bejövő számlát projekt költségek hozzáadásakor” opciót bekapcsolták, akkor a felvitt költség számlákból azonnal egy tervezett státuszú költség számla jön létre a Pénzügyek modulban. Ez a költség azután módosítható a Projekt modulban, vagy akár a Pénzügyek modulban is. Ha a Pénzügyek modulban egy számlát a projekthez csatolnak, akkor az automatikusan megjelenik a projekt pénzügyi lapján is. A lényeg, hogy mindkét helyen, mindig ugyanazok az adatok láthatók.
Költség számla másolása
Költség számlákat, státuszuktól függetlenül a “Számla másolás” nyomógomb segítségével lehet másolni, így könnyedén lehet újabb számlát létrehozni. Ha ismétlődő, azonos áru szolgáltatás igénybevételéről szóló költség számlát másolunk, akkor elég csak a számla sorszámát megadni és már kész is a számla. A másolás során a számla költséghelye és a hozzá kapcsolt projekt is másolódik.
Költség számla visszanyitása
Lezárt, fiztett státuszú költség számla megfelelő jogosultsággal a későbbiekben is módosítható. A módosítás előtt a számla státuszát vissza kell állítani rögzített státuszra. Ezt követően a kívánt adatokat módosítani, majd a számlát ismételten le kell zárni.