Módosító számla

A módosító számlák olyan dokumentumok, amelyeket már meglévő, kiállított számlák javítására használhatók.

A módosítás oka többféle lehet:

• hibás összeget, mennyiséget javítanánk,
• további információval egészítenénk ki az eredeti számlát,
• vagy éppen elrontottunk egy dátumot.

A módosító számla minden esetben egy eredeti számlára hivatkozik és annak adattartalmát módosítja ahogy azt az Áfa tv. rendelkezései is definálják.

Fontos tudni, hogy egy már kiállított számla módosításakor (helyesbítésekor) nem egy teljesen új és különálló számla készül, mint az érvénytelenítő (vagy sztornó) számlák esetében, ami semmissé teszi az eredeti számlát, hanem az adatok helyesbítésével olyan új számla hozható létre, amely visszautal a hibásan létrejövő számlára. A két számla – az eredeti, azaz immár módosított és az új, azaz a módosító számla – csak együtt érvényesek, mivel számviteli szempontból a két számla és azok tételeinek együttes értéke kerül be a könyvelésbe.

Módosító számla kiállítása

Módosító számla kiállítására a rendszer Pénzügyek moduljában, a számlalistából van lehetőség.

A számla kiállításának a módja a következő:

1. Válassza ki a módosítani kívánt számlát, amely már sorszámot kapott, viszont érvénytelenítve még nem lett. Ez lesz (majd a módosítás után) a módosított számla. A módosított számla alján lévő „Módosító számla” gombbal kezdődik meg a módosító számla létrehozása.

2. A „Módosító számla” gomb megnyomása után beállíthatóak a megfelelő helyesbítések. Például új tételt adhat hozzá, vagy vehet el. A megfelelő módosítások elvégzése után a számlakép alján, a „Módosító számla nyomtatása” gombbal véglegesíthető a számla.

3. Mielőtt a számla ténylegesen módosításra kerülne, megjelenik egy ellenőrző képernyő, ami egy áttekintést tartalmaz az eddigi módosításokról. Itt láthatóak a korábban kiállított számlák, a jelenlegi számla, és a tételsorok részletei. Amennyiben az adatok a valóságnak megfelelnek, és ténylegesen módosítani szeretné a számlát, akkor az „Igen, nyomtassuk a számlát” gombbal elfogadásra kerülnek a változtatások és a számlalistán megjelenik az így kiállított módosító számla, világoskék „M” betűvel.

Módosító számla működése példával

Az alábbi példa a módosító számla megértése érdekében készült.

Egy vásárló megvesz (és kifizet) 1 kiló almát és 2 kiló körtét. Számla (eredeti, majd később ez a módosított): az eladó kiállít egy számlát a fenti menyiségekkel: 1 kiló alma 800 Ft, 2 kiló körte 2 x 500 = 1000 Ft. A vásárló a 2 kg körtéből visszahoz 1 kg körtét, és kéri vissza a körte árát. Módosító számla: az eladó kiállít egy módosító számlát -1 kg körtéről (mínusz 1 kg). A módosító számla végösszege így -500 Ft (mínusz 500 Ft), amit átad a vevőnek.

Ily módon korrigáltuk az eredeti számla adatait a valóságosan megtörtént vásárláshoz, hiszen végül csak 1 kg körte értékesítése történt meg ténylegesen. Abban az esetben, ha a vevő az 1 kg körte visszaadásával egyidejűleg vásárol például 1 kg szilvát, akkor ennek a pozitív tételnek (1 kg szilva) is a módosító számlára kell kerülnie.

Módosító számla ellenőrző képernyő

Mielőtt egy számla ténylegesen módosításra kerülne, megjelenik egy ellenőrző képernyő, ami egy áttekintést tartalmaz az eddigi módosításokról.

Az ellenőrző képernyő 3 fő részből áll:

• Korábban kiállított számlák: Itt látható egy eredeti (módosítás után már módosított státuszú) számlához kapcsolódó összes módosító számla. Lenyitva a részleteket, látszódik minden számlánál a számla sorszáma és a részletes tételsorok.
• Jelenlegi számla: az aktuális módosító számla tartalmát mutatja.
• Részletek: Az eredeti számlának és annak összes módosításának a tételsorai.

Az ellenőrző képernyővel ellenőrizhetőek a tranzakció részleteit, mielőtt elkészíti a módosító számlát.