Hiteles elektronikus számla készítése

A CO3 rendszerben lehetőség van a hatályos jogszabályoknak mindenben megfelelő elektronikus számla kiállítására. Az ilyen számlák nyomtatást nem igényelnek, elektronikus úton továbbíthatók és elektronikusan tárolandók. Az elektronikus számlák a CO3 Kft. saját fokozott biztonságú tanúsítványával kerülnek aláírásra, majd minősített szolgáltatótól származó időbélyegzőt kapnak. A tanúsítvány elektronikus aláíráshoz és titkosításhoz használható elektronikus igazolás. Az időbélyeg bármilyen elektronikusan tárolt információ egy adott időpillanatban való létezését bizonyítja. A számlák elektronikus aláírással és időbélyeggel való ellátása külön egységáras díjazás keretében vehető igénybe. Az időbélyegzés egységára előfizetési csomagonként változó.

A Pénzügyek lap felső részén láthatja aktuális időbélyeg egyenlegét:

A „Feltöltés”-re kattintva rendelkezhet az egyenleg feltöltéséről:

Itt beállíthatja, hogy milyen összeggel kívánja feltölteni az egyenleget. A rendszer kártyás és átutalással történő fizetésre ad lehetőséget. Elektronikus aláírással és időbélyeggel úgy tudja ellátni számláját, hogy rögzítéskor a számla alsó részén valamely elektronikus módot választja:

• Számla nyomtatása PDF-be, vagy
• Számla küldése elektronikusan. Ha a fentiek közül valamelyik opció kiválasztásra kerül, aktívvá válik az „E-aláírás és időbélyegzés?” lehetőség.

Ezt is kiválasztva a számla úgy fog elkészülni, hogy tartalmazza a CO3 Kft. saját fokozott biztonságú tanúsítványát és a minősített szolgáltatótól származó időbélyeget. A számla kiállítását követően időbélyeg egyenlegét csökkentjük a díjcsomagjához tarozó időbélyeg egységárral.

Az elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott számlák a kiállításuk vagy emailben elküldésük után automatikusan tárolásra kerülnek.

Hiteles E-számla újranyomtatása

Az E-számla ismételt nyomtatása már nem ugyanaz a számla, mint ami eredetileg kiállításra és kiküldésre került a Vevő részére, hiszen nem ugyanabban az időpontban történt az ismételt letöltése. Ezért az ismételt nyomtatásakor/letöltésekor már nem E-számla, csupán a Számla kifejezés szerepel a számlán, ezzel is jelezve, hogy itt már nem az eredeti időbélyegzővel ellátott számláról van szó. Az E-számlák PDF változatát a rendszer a kiállításuk pillanatában automatikusan lementi és a számlához csatolja. Ezzel biztosítva a törvényben előírt 5 éves megőrzési kötelezettséget. Az így csatolt PDF-et két úton is el lehet érni:

• A számlalistában, a számla sorának elején egy kis papírt jelző ikon, szürke színnel látható. Ráhúzva az egeret, megjelenik a "Számlakép megtekintése" felirat. Erre kattintva azonnal letöltődik a PDF, ami az eredetileg kiállított hiteles E-számlát tartalmazza.
• A Dokumentumok modulban, a Számlaképek mappából is elérhetők ezek a számlák. A számlák neve az invoice előtaggal kezdődik és utána a számla sorszáma található, ahol a / jel jelre van cserélve. Tehát pl. a 00202/2023 számla neve ez lesz: invoice_00202_2023.pdf . A dokumentumra kattintva a számla PDF-ben letöltődik, amely szintén az eredetileg kiállított hiteles E-számlát tartalmazza.

Mindkét esetben ugyanaz a file töltődik le, a felhasználóra van bízva, hogy melyik elérés a kényelmesebb a számára.

Jogszabályi háttér

Törvények:

• a 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról (Áfa törvény)
  • a számla fogalma (168. §)
  • a számla kötelező adattartalma (169. §)
  • a számlák megjelenési formái (174. §)
  • az elektronikus számlákra vonatkozó szabályok (175. §)
• a 2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról (Eat.)
  • a hiteles elektronikus nyilatkozattétel, illetőleg adattovábbítás jogszabályi feltételei

Rendeletek:

• 24/1995 (XI.22.) PM (Számla rendelet)
  • az eSzámla adóigazgatási azonosításra való alkalmasságának szabályai (1/G-H §)
• 46/2007. (XII. 29.) PM (eSzámla rendelet)
  • az EDI rendszer alkalmazásának részletszabályai (1-2. §)
  • a bemutatási kötelezettség mikéntje (3. §)
  • adóhatósági ellenőrzéshez elfogadott formátumok (2. melléklet)

Adobe Reader beállítása és használata a hitelesített PDF dokumentumok ellenőrzéséhez

A PDF aláírások ellenőrzéséhez az ingyenesen letölthető és telepíthető Adobe Reader-re van szükség. Mindenképpen a legfrissebb verzió használatát javasoljuk! Korábbi verziók beállításához a jelen útmutató nem biztos, hogy segítséget nyújt. Az Adobe weboldala, ahonnan a szoftver legfrissebb verzióját letöltheti: https://get.adobe.com/hu/reader/

Az operációs rendszerrel szemben támasztott minimális követelmény: Windows Vista SP1; Windows 7; Windows 8 és 8.1. Biztonsági okokból javasoljuk, hogy mindig az Adobe Reader legújabb verzióját használja.

A beállításhoz a következő linken érhetők el az információk: https://www.netlock.hu/docs/segedletek/segedlet_adobe_reader_beallitas_terjesztheto.pdf