NAV Online Számla adatszolgáltatás

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 2020. július 1-jétől hatályos mellékletében foglaltak szerint adatszolgáltatási kötelezettség terheli az adóalanyt a belföldi adózók közötti ügyleteiről kiállított összes számláiról, azok általános forgalmi adó mértékétől függetlenül.

Első lépésként a számlák automatikus beküldéséhez szükséges regisztrációt a NAV Online Számla felületén kell megtenni. Létre kell hozni egy ún Technikai felhasználót. Ezt követően a CO3 Pénzügyek - Beállítások - Adóhatóság oldalon kell beállítani a:

• Technikai felhasználó nevét,
• Jelszavát,
• XML aláírókulcsot,
• XML cserekulcsot.

A beállításokat követően a "Beállítások tesztelése" gomb segítségével végezheti el a kapcsolat kiépülését és sikeres azonosítást. Ha a CO3 és a NAV között kapcsolat és azonosítás rendben van, akkor a "Mentés" gomb segítségével rögzítheti a beállításokat.

Az adatszolgáltatással kapcsolatos tudnivalók.

1. Az a adatszolgáltatás emberi beavatkozás nélkül, azonnal, a számla kiállításának pillanatában, a CO3 rendszeréből automatikusan történik.
2. Az adatszolgáltatásokra érkező NAV válaszokat, a NAV ajánlásának megfelelően, a CO3 öt percenként frissíti.
3. A beküldést követő visszaigazolásokat és a hozzájuk kapcsolódó esetleges teendőket a CO3 Pénzügy moduljában ellenőrizheti. Igény esetén javasoljuk az Esemény napló használatát, ahol az egyes számlákhoz tartozó napló bejegyzések másodperc pontosan követhetők.
4. A számlalista képernyőn, az érintett számlák sorainak végén láthatja majd a NAV státuszokat színkódolva. A visszaigazolásokra húzva az egerét, olvashatja a NAV visszajelzését és a szükséges teendőt:
   • NAV rendben (zöld): Adatszolgáltatás teljesített, a számla üzletileg helyes. – Önnek további teendője nincs.
   • NAV rendben, üzleti hiba (halvány zöld): A státusz azt jelenti, hogy a számla adatszolgáltatás rendben van, a NAV a számlát befogadta, az adatszolgáltatás megtörtént, azonban a NAV a számla tartalmában, összefüggéseiben talált ún. üzleti hibát. A jogszabály nem ír elő kötelezően követendő eljárást, így általános szabály nem adható arra vonatkozóan, hogy pontosan mi a teendő a figyelmeztetések esetén. Alapvetően a figyelmeztetésre okot adó körülmény jellege – szoftverhiba, adatbeviteli hiba, hibás gyakorlat – határozza meg a követendő eljárást.
   • NAV probléma (sárga): Adatszolgáltatás teljesített, azonban a NAV üzleti hibát talált benne! A hiba okát a CO3 Esemény naplóban, vagy a NAV Online Számla rendszerében ellenőrizheti.- Mivel a számla üzletileg nem helyes, ezért Önnek meg kell vizsgálnia a számla adatait, és a számlát érvénytelenítenie szükséges. Majd ezt követően ki kell állítania az új számlát a helyes adatokkal.
   • NAV hiba (piros): Számla beküldése sikertelen. Kérjük, érvénytelenítse a számlát! Javítsa a hibát és állítson ki újat! – Önnek a visszaigazolás szerint kell eljárnia. Ez esetben valószínűsíthetően, a NAV rendszerének hibájáról van szó. Mindenképpen javasoljuk, hogy ilyen esetben látogasson el a NAV Online Számla oldalára és nézze meg a híreket, ahol az esetleges rendszer hibákról tájékozódhat.

A Pénzügyek modulban a számlákkal kapcsolatosan, mindig a legutolsó státusz információkat láthatja. Amennyiben Önnek időrendben, a részletes technikai (beküldés időpontja, válasz időpontja, hibák visszakereshetősége) információkra is szüksége van, javasoljuk az Esemény napló kiegészítőre történő előfizetést.

Mindenképpen javasoljuk, hogy naponta legalább egyszer, nap végén, a cég számlázásával foglalkozó munkatársa, nézze végig a számlák listanézetét, és ellenőrizze, hogy azon számláik esetében, amelyekre már vonatkozik a kötelező beküldés, a "NAV rendben" státusszal érkeztek-e vissza az adóhatóságtól. Amennyiben nem, úgy a vonatkozó hibaleírásnak megfelelően végezzék el az adott számla korrekcióját.

Ha a NAV és CO3 szerver közötti kommunikációs hiba (vagy bármilyen egyéb fennakadás) miatt nem került a számla a NAV-ba beküldésre, akkor ez külön figyelmeztetésként is megjelenik a számla lista felett, a sárga Teendők dobozban NAV küldési hiba linkként. A linkre kattintva külön listában tekinthetők meg a problémás számlák. Az itt szereplő számlákat egyesével megnyitva, a számla űrlap alján található “NAV újraküldés” gomb segítségével lehet újra küldeni.

A NAV OnlineSzámla felületén is javasoljuk, hogy a beküldött számláit időről-időre -lehetőség szerint naponta- ellenőrizze.