Szállítói megrendelések
A Szállítói megrendelések funkció a beszállító partnerekkel kapcsolatos folyamatokat és kommunikációt segíti, egyszerűsíti. A Szállítói megrendelések kezelése a megrendelés létrehozásától a teljesítési igazolás kiadásáig tart.
A megrendelések kezelése a Raktár modulban, a Szállítói megrendelések felületen történik. Itt érhetők el a különböző szállítókhoz nyilvántartott, különböző fázisban lévő szállítói megrendelések, melyek összeállítását, jóváhagyási folyamatát és magát a megrendelést, a CO3 automatizmusokkal is segíti.
A Szállítói megrendelések a Raktár modulban kiegészítőként érhető el – bővítményként kapcsolható be.
Szállítói megrendelés (PO) létrehozása
A megrendelések létrehozása 2 féle módon történhet:
- A megrendelés manuális (kézi) létrehozásával A Raktár modulban, az Új szállítói megrendelés gombra kattintva lehet új megrendelést létrehozni.
- Automatikusan a raktárkészletet figyelve Az automatikus raktárkészlet mennyiség figyelése során, a beállított készlet limit alá csökkenés esetén az egyes termékek automatikusan kerülnek rá egy ún. Beszerzési igény gyűjtőre.
Beszerzési igény gyűjtő
A Beszerzési igény gyűjtő Szállítói megrendelések lista oldalról érhető el. Automatikusan jön létre, amennyiben egy adott termékre raktár, vagy adott raktár egészére mennyiségi limit figyelés került beállításra és a termék a beállított limit alá fogy. Az ilyen termékek a Beszerzési igény gyűjtőre kerülnek. A Beszerzési igény gyűjtő nem küldhető ki szállító partner felé és nem törölhető, speciális sorszámmal rendelkezik. Ugyanakkor a tartalma megbontható, új szállítói megrendelésre helyezhető, tételsorai módosíthatók, törölhetők. Így folyamatosan biztosított, hogy az automatikusan a Beszerzési igény gyűjtőn felgyűlt termékek megrendelése megtörténjen.
Szállítmány érkezett
A Szállítmány érkezett funkciót a Szállítói megrendelések lista oldalának tetején található, a címmel azonos nevű gombra kattintva érhetjük el, akárcsak a feljebb említett Beszerzési igény gyűjtőt. Ennek a funkciónak a segítségével vonalkódolvasóval beolvashatja az összes EAN-kódot amikor egy szállítmány megérkezik. A beolvasott listát a Szállítmány érkezett oldalra tudjuk feltölteni.
A rendszer ezután automatikusan elvégzi a bevételezést.
Szállítói megrendelésekhez kapcsolódó munkafolyamat
A Szállítói megrendelések „PO” kezdetű, egyedi bizonylatszámmal rendelkeznek. A jóváhagyási és megrendelési munkafolyamat során különböző státuszokba kerülnek, melyeket a Szállítói megrendelések listában lehet nyomon követni. A lista különböző feltételek alapján rendezhető, szűrhető és exportálható. A megrendelések státuszai színkódokkal is ellátottak, a könnyebb megkülönböztetés érdekében.
A munkafolyamati lépések során az egyes munkafolyamati állomásokon végezhető el az aktuális státuszhoz kapcsolódó feladat, majd a megrendelés a következő lépésére (állomásra) továbbítható. A továbbítást megelőzően az elvégzett műveletekről megjegyzés fűzhető a folyamathoz, illetve kijelölhető, hogy mely kollégának kerüljön továbbításra a megrendelés. A lépések, a hozzá fűzött megjegyzések, a továbbító és fogadó személyes később percre pontosan nyomon követhetők a megrendeléshez kapcsolódó munkafolyamati naplóban.
Szállítói megrendelésekhez kapcsolódó legfőbb funkciók
Munkafolyamat előzmények
A Szállítói megrendelések folyamati lépéseit az adott PO naplója, azaz a „Munkafolyamat előzmények” szekciója tartalmazza. Minden felhasználó, lépés, ami a megrendelést egy következő státuszba léptette, illetve minden, a folyamat során a megrendelőhöz fűzött megjegyzés naplózásra kerül. A napló alapállapotában rejtett, a „+” jel megnyomásával nyitható meg és válnak láthatóvá az információk.
Jóváhagyási folyamat
A Szállítói megrendelés, a rögzítését követően, a jóváhagyási folyamatban, különböző jóváhagyási állomásokon halad végig. Az egyes jóváhagyási lépéseknél a jóváhagyás megszakítható és javításra visszaküldhető. Ha a megrendelés a szállító értesítése alapján meghiúsult, úgy a „meghiúsult” státusszal le is zárható.
A folyamatban a megrendelés beszállítói visszaigazolásának rögzítésére, a szállítótól kapott áru mennyiségi ellenőrzésére, illetve az automatikus bevételezésre is lehetőséget ad. A megrendelés végső státusza a TIG, azaz a Teljesítési igazolás kiadása a szállító felé.
Dokumentumok csatolása
A Szállítói megrendelésekhez a felhasználónak lehetősége van dokumentumokat csatolni. A csatolásra került dokumentumok a PO felületéről elérhetők, de a dokumentumok modulban, a PO sorszámával rendelkező mappában is megtalálhatók. Alapértelmezetten a csatolmányok szekció rejtett állapotban van, gombnyomásra nyitható ki.
A Szállítói megrendeléshez feltöltött dokumentumok, a megrendelés e-mailben történő kiküldése során, a megadott szállító e-mail címére, a PO-ból készített PDF megrendelő lappal együtt, automatikusan kiküldésre kerülnek.
Szállítói megrendelések bevételezési szakasza
Amennyiben a megrendelt termékeket megérkeztek, a Szállítói megrendelésen lévő termékek mennyiségi ellenőrzését is lehetővé teszi a rendszer. Sikeres ellenőrzést követően rész-, vagy teljes mennyiség bevételezés indítható, mely során a bevételezési űrlap automatikusan kitöltésre kerül.
Szállítói megrendelések és a Dokumentumok modul kapcsolata
A Dokumentumok modulban, minden rögzített Szállítói megrendelést követően automatikusan létrejön a PO saját mappája. A mappában a PO-hoz feltöltött összes dokumentum, csatolmány, elektronikus iktatással tárolásra kerül. Az automatizmus segítségével a PO-khoz tartozó dokumentumok kezelése egyszerűbb, átláthatóbb, gyorsabb.
Szállítói megrendelések és a Pénzügy modul kapcsolata
A Szállítói megrendelésekhez tartozó költségtételek rögzítése során, a költségtétel felületén megadható a kapcsolódó Szállítói megrendelés sorszáma. Amennyiben a költségtételen megadásra került a PO szám, úgy a Szállítói megrendelés száma linkként megjelenik a költségtétel felületén. A linkre kattintva eljutunk a vonatkozó Szállítói megrendelés felületére. A Szállítói megrendelés jobb felső sorában, szintén linkként, a költségtétel száma kerül megjelenítésre, melyet lekattintva visszajutunk a költségtétel felületére. Amennyiben a PO-hoz még nincs kapcsolódó költségtétel, úgy a Szállítói megrendelés jobb felső sarkában a „Nincs kapcsolt számla” felirat látható.
A fentihez hasonló kapcsolat jön létre az egyes kapcsolódó bevételezések és a PO-k között.
Egy szállítói megrendeléshez több költségtétel is kapcsolódhat. Ugyanakkor bevételezésből csak egy. A költségtételek csatolásakor a rendszer automatikusan újra számolja a szállítói megrendeléshez kapcsolódó bevételezés egység költségeit. Így például egy szállítási költség összege is szétosztásra kerül a bevételezett tételeken.