Szállítólevél készítése
Szállítólevél rögzítésekor annak fejlécében - több raktár használata esetén - kiválasztható, hogy melyik raktár készletéből kerüljön kiadásra a termék. Több raktár kezelésekor választható a „bármely raktár” opció is. Ilyenkor a rendszer valamennyi raktár készlet mennyiségét figyelembe véve válogatja össze a kiadásra kiválasztott termékeket.
A szállítólevél fejlécében kiválasztható az alkalmazandó árvariáns. Az árvariáns lehet a rendszer sajátja (pl. lista ár, nagyker ár) és lehet a felhasználó által definiált. Árvariáns kiválasztása esetén a szállítólevélen lévő tételsorok automatikusan átárazódnak, a szállító devizaneme is automatikusan megváltozik, ha az árváltozat devizás. Ha a szállítólevélen még nincs termék, akkor az árváltozat beállítását követően az új tételsorok hozzáadásakor a termékek ár az árváltozatnak megfelelő lesz. Könyvelt, számlázott - azaz lezárt - szállítólevelén árváltozat kiválasztására természetesen már nincs lehetőség.
Tételsorok rögzítése, korábbi tételek kikeresése
Az „Új tételsor” segítségével több tételsor hozható létre. A nem kívánt tételsor törölhető a sor végén lévő piros X segítségével. A tételsorokba a raktáron lévő termékek közül lehet választani. A termékek a „Tétel megnevezése” mezőbe történő gépeléssel hívhatók elő, vagy vonalkód olvasó használatával. Kezdje el gépelni a keresett tétel megnevezését vagy cikkszámát, majd válassza ki a kívánt terméket a megjelenő listából. Vagy csipogja le a kívánt vonalkódot és termék azonnal kiválasztásra kerül.
Szállítólevél mentése
Mindaddig, amíg a szállítólevél csak a „Mentés” gombbal kerül rögzítésre, a szállítólevél tartalma bármikor módosítható. Ha pl. egy szállítólevél túl sok tételből áll, a szállítólevél írása felfüggeszthető, de a már rögzített adatok nem vesznek el. Ezzel a szállítólevél „Rögzített” státuszba kerül. Ekkor a szállítólevél még szabadon módosítható, akár egészében törölhető.
Szimpla Mentés esetén a raktári készlet mennyisége nem csökken. A szállítólevél bármikor újra megnyitható és tovább szerkeszthető.
A Szállítólevélen azok rögzítését követően (Mentés gomb megnyomása után) a rendszer automatikusan kijelzi, hogy az adott terméket mely raktárból (vagy éppen polcról) kell levenni, begyűjteni. Így a nagyobb raktárral dolgozók könnyen nyomtathatnak “sétáló papírt”, amivel az egyes megrendelések tételei gyűjthetők össze. Ez a funkcionalitás a Beállítások között a “Raktár információk megjelenítése a szállítólevélen tételenként. Az információk csak a Rögzített szállítóleveleken jelennek meg.” opció segítségével kapcsolható be.
Szállítólevél véglegesítése, nyomtatása
A tételsorok felvitelét követően a „Foglalás és nyomtatás” gomb segítségével végzi el a rendszer a kért készletmozgatást. A kívánt nyomtatási irány (nyomtatóra vagy PDF állományba) a nyomtatás előtt kiválasztható. Ekkor lehet utasítást adni a szállítólevél árinformációk nélkül történő kinyomtatására is! Mivel a szállítólevél a szigorú számadási bizonylatok hatálya alá tartozik, ezért automatikusan egy folyamatosan növekvő sorszámot kap.
A nyomtatást követően a szállítólevél véglegesítésre kerül. Ettől kezdődően a szállítólevél tartalma már nem módosítható, csak megtekinthető. A már nyomtatott szállítólevél készletmozgása a „Visszavételezés” gombbal fordítható vissza, és kerül újra vissza raktárkészletre. E művelet során arra is van mód, hogy a termék vagy termékek egy másik raktár kiválasztásával a korábbi raktártól eltérő raktárba kerüljenek visszavételezésre.
Számla generálása szállítólevélről
A tételsorok felvitelét követően, miután a „Foglalás és nyomtatás” gomb segítségével elvégezte a rendszer a kért készletmozgatást, a szállítólevél „Könyvelt” státuszba kerül. Ekkor a szállítólevél újbóli megnyitásával elérhetővé válik a „Számla kiállítása” nyomógomb. A gomb megnyomásával azonnal megnyílik a szállítólevél alapján elkészült új számla, és a folyamat automatikusan átkerül a Pénzügyek modulba. Itt már a számlázás leírt szabályai szerint kell eljárni, hogy a számla kiállítása megtörténjék.
A szállítólevélből generált számlán csak a számla specifikus adatok változtathatók meg, a tételsorok nem. Ezen kívül az így készült számlára további tételsorok sem rögzíthetők, mivel a szükséges raktári mozgásokat a szállítólevél véglegesítésekor a rendszer már elvégezte.